Vid alla typer av upphandling och köp av varor och tjänster ska Swedfund utgå från följande principer:
• Icke-diskriminering: Leverantörer får under inga omständigheter diskrimineras endast på grundval av nationalitet eller verksamhetsort. Det innebär att Swedfund inte får ställa krav som bara svenska leverantörer känner till eller kan klara av att uppfylla.
• Likabehandling: Swedfunds anställda ska se till att alla kvalificerade leverantörer har samma möjlighet att lägga anbud och utvärderas på samma meriter. Samtliga leverantörer ska samtidigt ges samma information om kraven på upphandlingen och upphandlingsprocessen.
• Proportionalitet: Upphandlingens krav ska stå i proportion (lämpligt och nödvändigt) till upphandlingens omfattning.
• Öppenhet: All information gällande upphandlingen ska i möjligaste mån offentliggöras för leverantörerna. Swedfunds anställda ska säkerställa transparens i upphandlingsprocessen och omedelbart informera konsulter / tjänsteleverantörer som inte valdes (och de främsta orsakerna till detta).

Upphandlingsförfarandet hos Swedfund genomförs normalt enligt följande process:

Behovsanalys / Anbudsbegäran

En behovsanalys genomförs där Swedfund undersöker det aktuella behovet hos verksamheten och bedömer storleken på det kontrakt som ska upphandlas. Baserat på det bedömda kontraktsvärdet avgör Swedfund om upphandlingen ska genomföras genom en direktupphandling eller genom ett publikt förfarande.

Vid upphandling av varor och tjänster tillämpar Swedfund två olika förfaranden beroende på storleken av den planerade upphandlingen.

Direktupphandling

Vid direktupphandling kontaktar Swedfund ett urval leverantörer som bedöms relevanta för den aktuella upphandlingen. Swedfund strävar alltid efter att tillämpa de ovan nämnda grundläggande upphandlingsprinciperna, och säkerställer att urvalet består av såväl etablerade aktörer som mindre företag som bedöms kunna leva upp till de krav som ställs inom ramen för upphandlingen.

Publik upphandling

Swedfund genomför samtliga upphandlingar där kontraktsvärdet förväntas vara 1.427.377 SEK eller högre i enlighet med nedan angivna riktlinjer för publik upphandling.

Vid en publik upphandling annonserar Swedfund den aktuella upphandlingen via sin upphandlingsplattform samt kungör upphandlingen i EU:s databas över offentlig upphandling inom unionen. Anbudsunderlag med bilagor görs tillgängliga via den av Swedfund nyttjade upphandlingsplattformen (Tendsign) och samtliga leverantörer som önskar delta i upphandlingen kan därmed lämna in ett anbud.

Vid all kommunikation med anbudsgivarna ska Swedfund eftersträva likabehandling och öppenhet i enlighet med de grundläggande upphandlingsprinciperna. Samtliga anbudsgivare ska också ges samma möjlighet att vid behov komplettera sitt anbud. Vid publika upphandlingar offentliggörs all information samtidigt till samtliga anbudsgivare så att alla ges samma förutsättningar för upphandlingen.

Utvärdering / Tilldelning

När sista dagen för anbud har passerat öppnar Swedfund de anbud som inkommit och utvärderar dessa enligt de kriterier som angetts för upphandlingen. Baserat på utvärderingen fattar VD beslut om tilldelning och de övriga anbudsgivarna meddelas om vem som tilldelats kontraktet.

Vid utvärdering av anbud ska Swedfund huvudsakligen utgå från följande principer:

Det huvudsakliga kriteriet vid alla upphandlingar är att hitta det ekonomiskt mest fördelaktiga erbjudandet baserat på bästa kvalitet i förhållande till prissättningen.

Utöver det ska Swedfund även utgå från följande kriterier hos anbudsgivarna:
- Kunskap om de lokala marknaderna i de länder där Swedfund verkar.
- Relevant tidigare erfarenhet och / eller goda referenser från andra kunder.
- Den offererade tjänsten ska stå i proportion till det beskrivna behovet hos Swedfund.
- I förekommande fall ska hänsyn tas till miljömässig hållbarhet.
- Timing, effektivitet och tillgänglighet hos leverantören.

När ett beslut om tilldelning har fattats kommunicerar Swedfund detta till samtliga anbudsgivare. Vid en publik upphandling offentliggörs vilken leverantör som tilldelats avtalet så att andra deltagare har möjlighet att lämna synpunkter på tilldelningen.